Organizacija polumaratona – I. DIO

Sarajevski polumaraton je, uz Šujički, najstariji bosanskohercegovački polumaraton. Ove godine održava se jubilarni 10. i u saradnji sa udruženjem „Marathon“ Sarajevo i Erolom Mujanovićem donosimo vam jedinstvena saznanja kako izgleda organizacija jednog ovakvog događaja sa strane organizatora. Trkači se prijave na utrku, dođu i istrče, uživaju u ovakvoj manifestaciji ali koja iskušenja prolaze organizatori da bi cijeli događaj napravili što boljim i atraktivnijim za sve koji učestvuju?

1072

Piše: Erol Mujanović

Što se tiče polumaratona radi se o izrazito kompleksnom projektu čija organizacija traje cijelu godinu, a podsjetit ću na jednu  činjenicu  koja će sve reći i staviti u perspektivu: u Zagrebu i Beogradu, njihove utrke rade često ljudi koji su plaćeni od gradske uprave i kojih ima dva do tri puta više nego nas u Sarajevu, koji rade na „full time“ osnovi i cijele godine na organizaciji polumaratona/maratona. Pri tome, „samo“ organizuju trku, ne vode školu trčanja, ne bave se animiranjem zajednice trkača, socijalnim medijima i slično. Ne govorim ovo u smislu da je nešto bolje ili lošije nego samo pokušavam dočarati realnu sliku u BiH odnosno resurse u smislu raspoloživog broja sati koliko tko ima. Dok nas nekoliko u Sarajevu  radimo samo part time na tome, u svoje slobodno vrijeme između poslovnih i privatnih obaveza. I uspjeti organizovati jednu trku koja zadovolji i Šveđanina, Nijemca, Engleza, Francuza, Srbijanca, Hrvata, Slovenca, Makedonca …koji dođu ovdje svake godine u sve većem broju, je ogromna stvar.

12002223_1619702161614948_929500480256738654_n
Foto: Vanja Čerimagić

Ali preduslov za to jest da čim se završi jedan polumaraton, odmah se kreće spremati i pripremati za sljedeći. To je jedini način da uspiješ. Jer ne može se čekati april, ako nam je polumaraton u septembru, pa početi raditi na narednom izdanju trke. Super organizacija i dobro upravljanje vremenom i prioritetima je jedini način pošto si ograničen brojem sati, raspoloživošću… Svatko od nas u organizatorskom timu udruženja „Marathon“, u principu, ima svoj život, svoj glavni posao kojem se mora posvetiti i tu treba uglaviti organizaciju polumaratona i drugih utrka  te sve druge projekte udruženja „Marathon“. To je jedna od glavnih stvari i stvarno zahtjeva jako puno organizacije, planiranja i promišljanja unaprijed, jako puno anticipacije  jer moraš znati šta ti kada dolazi u godini od aktivnosti i obaveza. Međutim iako je svake godine sve veća odgovornost i sve veći broj ljudi, radimo i dalje sa puno pozitive, ljubavi prema cijeloj toj priči i sa puno entuzijazma zato što vidimo rezultate dobrih stvari koje radimo i to nas najviše drži.

Sad nam iskustvo zaista pomaže u nekim domenima. U početku kad nisi imao pojma, npr. plaćao si mnogo skuplje proizvodnju medalja dok nisi našao pravog dobavljača, a s manje novca nego danas, tako da je bilo puno više izazova. Sama zajednica trkača, kao rezultat svijesti u društvu,  nije bila razvijena, što znači da se u početku više ciljalo na strance, danas možeš više ciljati BiH građane što nam je iskreno dosta važnije jer nam je cilj promovisati zdrav i aktivan život u BiH.

12039452_1619702174948280_596084051622022727_n
Foto: Vanja Čerimagić

Ako uđemo u neke praktične aspekte polumaratona sve mora biti povezano u jednu cjelinu. Ali u principu, timovi rade skupa, a potrebno je da imaš nekog tko se bavi, iako se to ne vidi, a počet ću od toga, IT i administracijom, netko tko se bavi malo i dokumentacijom, upravljanjem tokovima informacija, održavanjem web stranice, slanjem mailova, čitanjem mailova, odgovaranjem na upite. To je neki „back office“ s te strane. Drugi „back office“ ako radiš na organizaciji, kako god da si registrovan kao pravno lice, moraš imati nekog tko se bavi računovodstvom i financijama. U ovom slučaju mi nemamo zaposlenih, tako da nama računovodstvena agencija to radi, ali moraš imati nekoga tko planira budžet i tko povezuje strategiju i viziju sa sistemom podrške aktivnostima na kojima sve počiva. Tek nakon toga što se taj „back office“ postavio, između „back offica“ i tvoje vizije i rezultata koji želiš postići, stoji ono što bi smo nazvali „front office tim“. Tu govorimo o jednom timu koji radi na namicanju sredstava, a drugi tim koji radi na PR-u i komunikaciji, i to sve mora biti smisleno uvezano u jednu cjelinu i ako bilo koji od ta tri tima zakaže nastaju problemi za preostale timove.

Također kad govorimo o polumaratonu, postoji logistika i tehnički aspekti  trke. To želim uvrstiti, jer je to aktivnost koja nije ravnomjerno raspoređena tokom cijele godine  ali moraš imat jako dobro osmišljenu trasu trke, dogovorenu i odobrenu od strane ministarstva transporta, policije, redara, volontera i slično. Što znači da treba biti uklopljena u život grada, da puno ne remeti saobraćaj na primjer, a da ipak zadovolji naše standarde i najbolje svjetske prakse. Mi smo u početku  imali probleme s policijom, dok nisu stekli izvrstan stav koji danas imaju. Ljudi ne shvataju da polumaraton ne može biti dug ni 23 ni 19, nego 21,1, pa ti netko kaže: „ a što ne bi to malo skratio trasu lakše nam je regulisati saobraćaj“. Bilo je tu situacija, više-manje zabavnih, zavisi kako kad, ali u principu prošli smo sve moguće poteškoće u ranom i srednjem stadiju razvoja.

Moraš imati u timu nekoga tko će se baviti narudžbom medalja, majica, netko tko će raditi sa dizajnerima da se napravi logo kakav želiš, netko tko će koordinirat sve te timove, neko ko će se baviti pisanjem projekata a neko promocijom i komunikacijom na socijalnim mrežama. Ako govorimo o namicanju sredstava, da bi se došlo samo do 10 partnera- sponzora, mora se sa njima napravit dva do tri sastanka, minimum. A da bi se došlo do 10 koji će prihvatiti da budu partneri, mora se barem sa 50 razgovarati. Konkretno to znači održavanje sastanaka i kontakt sa partnerima gotovo svaki dan u godini. To je svakako velika aktivnost namicanja sredstava. Tim prije što je to i vrlo varijabilna i fluidna sfera jer ovisi o brojnim parametrima koji su izvan naše kontrole, jer firma koja te podržala dvije godine, apsolutno ne znači da će moći ili željeti to uraditi i treću godinu. Čast izuzecima. U jednoj međunarodnoj kompaniji s kojom radiš ovdje, desi se problem na evropskom nivou, njena majka firma iz Italije ili Francuske odluči da prepolovi budžet za marketing  filijali u BiH, i to automatski ima drugačiji rezultat za nas. Znači nikakve garancije nema, svake godine iznova se kreće i Fundraising i nema opuštanja.

Desi se da se promijeni menadžment u nekoj kompaniji, u nekom javnom preduzeću ili ministarstvu, i to takođe  znači opet iznova. Jer negdje gdje te netko znao, cijenio i svrstao u određenu kategoriju, dolazi nakon određenog vremena netko potpuno novi, tko možda ima neke svoje preference, svoje projekte u glavi koje bi želio podržati i moraš krenuti u građenje odnosa iz početka. Stoga iz te perspektive veliki je uspjeh, ne samo održat nego i rasti, to je ono što smo postigli. Znači ima jako puno posla oko namicanja sredstava, jer to je čitava prodaja u principu, mora se vladati komunikacijskim i pregovaračkim vještinama moraš prilagođavat žargon privatnom sektoru, potom javnom sektoru, stranim organizacijama, potom nekim trećim. Ne smije se pričat ista stvar, jer radi se o različitim shvatanjima, različitim jezicima i različitim indikatorima uspješnosti ovisno da li su organizacije javne ili privatne, velike ili male, strane ili domaće itd. Imaju neke strane organizacije kojima je bitan efekat pomirenja i zajedništva kroz sport, kod njih će biti fokus na tome. Za neku možda privatnu kompaniju to je isključivo zanimanje za ROI odnosno povrat investicije, koliko se investicija vraća od x hiljada uloženih, koliko dobije kroz komunikaciju PR aktivnosti, da bi oni to mogli opravdati negdje drugdje iznad u svojoj hijerarhiji tako da ne postoji jedan pristup za sve i stalno se morate prilagođavati.

Mi kao tim moramo raspolagati tom paletom vještina gdje moraš biti prije svega jako dobar menadžer vlastitog vremena, moraš stalno učiti i raditi na sebi da bi imao vrlo profesionalan nastup prema partnerima.  Uz to sve se kombinuju i javni nastupi, gostovanja na televiziji, u dnevnicima i emisijama gdje je uvijek jedan kiks dovoljan da ti pokvari lijepu sliku koju si prije napravio. To su sve stvari i sfere s kojima mi moramo da napredujemo i da se gradimo, kao jedna lepeza sa 6-7 uzajamno povezanih. Nastavlja se…

II. dio pročitajte ovdje!

Vaši komentari